Sistem Pengendalaian Intern

Sistem Pengendalaian Intern

 1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern

Pengendalian intern ialah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris,  manajemen,  dan personil satuan usaha lainnya,  yang dirancang untuk mendapat keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan dalam hal-hal berikut: keandalan pelaporan keuangan, kesesuaian dengan undang-undang, dan peraturan yang berlaku, efektifitas dan efisiensi operasi. Sedangkan Mulyadi menyebutkan bahwa sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen. Pengertian sistem pengendalian intern menurut AICPA ( American Institute of Certified Public Accountants ) yang dikutip oleh Bambang Hartadi menyebutkan,  sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian, dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah diterapkan. Berdasarkan definisi yang telah dikemukakan di atas, dapat dipahami bahwa pengendalian intern adalah suatu sistem yang terdiri dari berbagai unsur dan tidak terbatas pada metode pengendalian yang dianut

oleh bagian akuntansi dan keuangan, tetapi meliputi pengendalian anggaran, biaya standar, program pelatihan pegawai dan staf pemeriksa intern.

2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Alasan perusahaan untuk menerapkan sistem pengendalian intern adalah untuk membantu pimpinan agar perusahaan dapat mencapai tujuan dengan efisien. Tujuan pengendalian intern adalah untuk memberikan keyakinan memadai dalam pencapaian tiga golongan tujuan: keandalan informasi keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, efektifitas dan efisiensi operasi. Menurut Mulyadi tujuan pengendalian intern akuntansi adalah sebagai berikut:

a. Menjaga kekayaan perusahaan:

1) Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah diterapkan

2) Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada

b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi:

1) Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan

2) Pencatatan transaksi yang telah terjadi dalam catatan akuntansi

Tujuan tersebut dirinci lebih lanjut sebagai berikut:

a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan:

1) Pembatasan akses langsung terhadap karyawan

2) Pembatasan akses tidak langsung terhadap karyawan

b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada:

1) Pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan yang sesungguhnya ada

2) Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan

c. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan:

1) Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwenang

2) Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat yang berwenang

d. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi:

1) Pencatatan semua transaksi yang terjadi

2) Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi

3) Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar

4) Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya

5) Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya

6) Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti

3. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang baik dalam perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus

dipenuhi antara lain:

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya

c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya Sistem pengendalian intern yang memadai bagi perusahaan mempunyai persyaratan yang berbeda-beda, tergantung dari sifat serta keadaan masing-masing perusahaan. Dalam artian tidak ada sistem pengendalian intern yang bersifat universal yang dapat dipakai oleh seluruh perusahaan.

4. Prinsip-prinsip Sistem Pengendalian Intern

Untuk dapat mencapai tujuan pengendalian akuntansi, suatu sistem harus memenuhi enam prinsip dasar pengendalian intern yang

meliputi:

a. Pemisahan fungsi

Tujuan utama pemisahan fungsi untuk menghindari dan pengawasan segera atas kesalahan atau ketidakberesan. Adanya pemisahan fungsi untuk dapat mencapai suatu efisiensipelaksanaan tugas.

b. Prosedur pemberian wewenang

Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir oleh orang yang berwenang.

c. Prosedur dokumentasi

Dokumentasi yang layak penting untuk menciptakan sistem pengendalian akuntansi yang efektif. Dokumentasi memberi dasar penetapan tanggungjawab untuk pelaksanaan dan pencatatan akuntansi.

d. Prosedur dan catatan akuntansi

Tujuan pengendalian ini adalah agar dapat disiapkannya catatan – catatan akuntansi yang yang teliti secara cepat dan data akuntansi dapat dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu.

e. Pengawasan fisik

Berhubungan dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis dalam pelaksanaan dan pencatatan transaksi.

f. Pemeriksaan intern secara bebas

Menyangkut pembandingan antara catatan asset dengan asset yang betul-betul ada, menyelenggarakan rekening-rekening

kontrol dan mengadakan perhitungan kembali gaji karyawan. Ini bertujuan untuk mengadakan pengawasan kebenaran data.

5. Sistem Akuntansi Penggajian

a. Pengertian Sistem, Prosedur, dan Sistem Akuntansi

Definisi sistem dan prosedur menurut W. Gerald Cole seperti yang dikutip oleh Zaki Baridwan yaitu sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.10 Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Sedangkan Steven A. Moscove seperti yang dikutip Zaki Baridwan mendefinisikan sistem adalah suatu kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian-bagian (disebut subsistem) yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.Selanjutnya Zaki Baridwan yang mengutip definisi Howard F. Stettler memberikan pengertian sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.

b. Dokumen dan Catatan yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian

adalah:

a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

b. Kartu jam hadir

c. Kartu jam kerja

d. Daftar gaji dan daftar upah

e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah

f. Surat pernyataan gaji dan surat pernyataan upah

g. Amplop gaji dan upah

h. Bukti kas keluar

Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji antara lain:

a. Jurnal umum

Dalam pencatatan gaji, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam tiap departemen dalam perusahaan.

b. Kartu harga pokok produk

Digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang digunakan untuk pesanan tertentu.

c. Kartu biaya

Digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi tiap departemen dalam perusahaan.

d. Kartu penghasilan karyawan Digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan.

c. Pengertian Gaji

Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer dan dibayarkan tetap setiap bulan, sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa oleh karyawan pelaksana (buruh) yang dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan. Jadi dapat disimpulkan bahwa gaji pada dasarnya diterima oleh karyawan selain buruh (pelaksana) dan dibayarkan setiap bulan. Para manajer, pegawai administrasi dan pegawai penjualan biasanya mendapat gaji dari perusahaan yang

jumlahnya tetap.

6. Prosedur Penggajian

a. Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Penggajian

1) Fungsi Kepegawaian

Bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.

2) Fungsi Pencatat Waktu

Bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir

bagi semua karyawan perusahaan.

3) Fungsi Pembuat Daftar Gaji

Bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.

4) Fungsi Akuntansi

Bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan ( misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun).

5) Fungsi Keuangan

Bertanggungjawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

b. Jaringan Prosedur Sistem Akuntansi Penggajian

1) Prosedur pencatatan waktu hadir

Uraian kegiatan yang dilakukan oleh bagian pencatat waktu adalah

sebagai berikut:

a) Bagian pencatat waktu mengawasi setiap karyawan yang memasukkan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu pada waktu masuk dan pulang

b) Membuat daftar hadir karyawan berdasarkan kartu jam hadir

c) Menyerahkan daftar hadir karyawan dan kartu hadir karyawan ke bagian gaji dan upah

2) Prosedur pembuatan daftar gaji

Uraian kegiatan yang dilakukan oleh bagian gaji dan upah adalah sebagai berikut:

a) Bagian gaji dan upah menerima daftar hadir dan kartu jam hadir kemudian diarsipkan berdasarkan tanggal

b) Membuat daftar gaji (DG) rangkap 2 berdasarkan dokumen daftar gaji dan kartu jam hadir

c) Membuat rekap daftar gaji rangkap 2 dan surat pernyataan gaji

d) Mencatat penghasilan karyawan pada kartu penghasilan karyawan berdasarkan daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji

rangkap 2, dan surat pernyataan gaji

e) Menyerahkan daftar gaji rangkap 2, rekap gaji rangkap 2, surat pernyataan gaji, dan kartu penghasilan karyawan ke bagian utang

f) Bagian gaji dan upah menerima bukti kas keluar (BKK) lembar ke- 3, daftar gaji (DG) lembar ke-2, dan kartu penghasilan karyawan dari bagian kasa

g) Mengarsipkan BKK lembar ke-3 dan DG lembar ke-2 berdasarkan tanggal serta kartu penghasilan karyawan berdasarkan abjad

3) Prosedur pembuatan bukti kas keluar

Prosedur ini dilakukan oleh bagian utang dengan uraian kegiatan sebagai berikut:

a) Bagian utang menerima daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji

rangkap 2 , SPG dan KPK dari bagian gaji dan upah

b) Membuat bukti kas keluar rangkap 3

c) Mencatat kewajiban gaji ke dalam register bukti kas keluar (BKK) lembar ke-1

d) Menyerahkan bukti kas keluar (BKK) lembar ke-2 dan rekap daftar gaji (RDG) lembar ke-1 ke bagian jurnal

e) Menyerahkan BKK lembar ke-2 dan rekap daftar gaji lembar ke- 1 ke bagian jurnal

f) Bagian utang menerima BKK lembar ke-1, DG lembar ke-1, dan RDG lembar ke-2 dari bagian kasa. Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar

g) Menyerahkan bukti kas keluar lembar ke-1, daftar gaji lembar ke-1, dan rekap daftar gaji lembar ke-2 ke bagian jurnal

4) Prosedur pembayaran gaji

Prosedur ini dilakukan oleh bagian kasa dengan uraian kegiatan sebagai berikut:

a) Bagian kasa menerima bukti kas keluar lembar ke-1 dan ke-3, daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji lembar ke-2, surat pernyataan gaji dan kartu penghasilan karyawan dari bagian utang

b) Mengisi cek dan memintakan tanda tangan atas kepada kepala bagian keuangan

c) Menguangkan cek ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji

d) Membayarkan gaji kepada karyawan dan meminta tanda tangan atas kartu penghasilan karyawan

e) Membubuhkan cap lunas pada bukti dan dokumen pendukungnya

f) Menyerahkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-1, daftar gaji lembar ke-1, dan rekap daftar gaji lembar ke-2 ke bagian utang

g) Menyerahkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-3, daftar gaji lembar ke-2, dan kartu penghasilan karyawan ke bagian gaji dan upah

h) Surat pernyataan gaji dimasukkan ke dalam amplop gaji bersama dengan pemasukan uang gaji

5) Prosedur distribusi biaya gaji

Prosedur ini dilakukan oleh bagian jurnal dan bagian kartu biaya dengan uraian kegiatan sebagai berikut:

a) Bagian jurnal menerima dokumen bukti kas keluar lembar ke-2 dan rekap daftar gaji lembar ke-1 dari bagian utang

b) Bagian jurnal membuat bukti memorial

c) Bagian jurnal membuat jurnal umum berdasarkan dokumen bukti memorial, rekap daftar gaji lembar ke-1, dan bukti kas keluar lembar ke-2 Jurnal untuk mencatat biaya gaji dibuat dalam tiga tahap yaitu:

Tahap pertama. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-2, dicatat oleh bagian utang pada kewajiban gaji ke dalam bukti kas keluar sebagai berikut:

Gaji dan upah                                               Rp xxx

Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar  Rp xxx

Tahap kedua. Berdasarkan bukti memorial, bagian jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal umum sebagai berikut:

Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya Rp xxx

Biaya Administrasi dan Umum                Rp xxx

Biaya Pemasaran                                            Rp xxx

Gaji dan Upah                                                   Rp xxx

Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap “lunas” oleh fungsi keuangan, bagian jurnal mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek sebagai berikut:

Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar  Rp xxx

Kas                                                                    Rp xxx

d) Bagian kartu biaya menerima dokumen bukti memorial, rekap daftar gaji lembar ke-1, dan bukti kas keluar lembar ke-2 dari bagian jurnal

e) Bagian kartu biaya mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam kartu biaya berdasarkan dokumen bukti memorial yang dilampiri rekap daftar gaji lembar ke-1

f) Bagian kartu biaya mengarsipkan dokumen dari bagian jurnal berdasarkan nomor urut

g) Bagian jurnal menerima bukti kas keluar lembar ke-1, daftar gaji lembar ke-1, dan rekap daftar gaji lembar ke-2

h) Mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek berdasarkan bukti kas keluar lembar ke-1 yang telah dicap lunas oleh bagian kasa

i) Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-1, daftar gaji lembar ke-1, dan rekap daftar gaji lembar ke-2 menurut nomor urut. Selesai.

 

 

7. Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian
a. Aspek Organisasi
1) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pengeluaran kas
2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi
b. Aspek Sistem Otorisasi
1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan
perusahaan yang ditandatangani oleh direksi
2) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direksi
3) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh kepala fungsi kepegawaian
4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu
5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan
6) Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepala fungsi kepegawaian
7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi
c. Aspek Prosedur Pencatatan
1) Perubahan dalam kartu penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan

2) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu kerja diverifikasi ketelitiannyan oleh fungsi akuntansi
d. Aspek Praktik Yang Sehat
1) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi
biaya tenaga kerja langsung
2) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu
3) Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan Ketelitian perhitungannya oleh fungsi pembuat bukti kas keluar sebelum dilakukan pembayaran
4) Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan kartu penghasilan karyawan
5) Kartu penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah